Audyt organizacyjny – co daje firmie i dlaczego warto go wykonać?
„Powszechna to wada ludzi nie pamiętać o burzy, gdy morze spokojne” – Niccolò Machiavelli, włoski pisarz, prawnik i filozof okresu renesansu
Jako interim manager skupiam się na kompleksowej pomocy przedsiębiorstwom w rozwiązywaniu problemów systemowych – zagadnień złożonych i często bardzo trudnych do zidentyfikowania. Moją pracę zawsze poprzedza jeden niezbędny proces, dzięki któremu jestem w stanie osiągnąć najwyższą skuteczność późniejszych działań. Audyt organizacyjny, bo o nim mowa, jest idealnym punktem wyjścia do każdej mojej usługi. Audyt w firmie pozwala zobaczyć, jak naprawdę działa struktura, odpowiedzialność, komunikacja i kluczowe procesy, zanim zaczniemy wdrażać zmiany. Chcesz dowiedzieć się o nim nieco więcej?
Najważniejsze informacje o audycie organizacyjnym problemów w organizacji"
Przedstawiam mój autorski Program dla liderów rozwijający praktyczne umiejętności w zakresie kompleksowego rozwiązywania problemów w organizacji i poprawy skuteczności podejmowanych decyzji.
Definicja audytu organizacyjnego
Jak wygląda audyt organizacyjny i z jakich etapów się składa?
Definicja audytu organizacyjnego
Dowiesz się również, jakie są efekty tej usługi w kontekście dalszego rozwoju przedsiębiorstwa i wzrostu potencjału organizacyjnego, wizerunkowego oraz sprzedażowego. Zapraszam do lektury!
Program Rozwoju Umiejętności „Kompleksowe rozwiązywanie problemów organizacyjnych” koncentruje się na identyfikowaniu i eliminowaniu rzeczywistych źródeł problemów, a nie ich symptomów!
Co to jest audyt w firmie? Audyt organizacyjny w praktyce
Na samym początku warto dowiedzieć się, czym jest audyt organizacyjny – inaczej audyt efektywności przedsiębiorstwa lub audyt organizacyjno-zarządczy. Nazywamy tak usługę konsultingową/doradczą, wykonywaną przed doświadczonego specjalistę z zakresu zarządzania i managementu. Audyt opiera się na badaniu najważniejszych obszarów firmy, kluczowych dla jej efektywnego funkcjonowania i rozwoju. Na co kładę największy nacisk?
Posłużę się tutaj analogią medyczną – audyt organizacyjny to inaczej kontrola “stanu zdrowia” firmy. Jako lekarz przeprowadzam niezbędne badania i dążę do postawienia trafnej diagnozy. Dzięki niej dowiaduję się, jakie obszary działania organizacji kwalifikują się do leczenia, a także ustalam zalecane metody terapii.
W moim przypadku audyt organizacyjny może być traktowany jako osobna usługa, choć jest to rzadszy scenariusz. Audyt zawsze przeprowadzam przed podjęciem innych działań z zakresu kompleksowego rozwiązywania problemów w organizacji czy wdrażania zmian organizacyjnych. Daję sobie ok. miesiąca, by zanurzyć się w strukturę firmy, lepiej poznać jej pracowników i aktualny stan funkcjonowania, a docelowo przedstawić zwięzły i konkretny plan działania dla właściciela.
Sam audyt może dotyczyć różnych obszarów firmy, np. procesu produkcyjnego, obowiązujących procedur wewnątrzfirmowych czy kultury organizacyjnej. Najczęściej dotyczy on:
- strategii i celów przedsiębiorstwa;
- struktury organizacyjnej;
- funkcjonowania poszczególnych systemów i metod zarządzania;
- funkcji i celów poszczególnych działów wewnątrz firmy;
- planowania i zarządzania pracą w jednostkach organizacyjnych (analiza kompetencji i zakresu obowiązków pracowników, przyporządkowanie zadań do odpowiednich stanowisk itd.);
- płynności i skuteczności poszczególnych kanałów komunikacji;
- efektywności pracy personelu;
- jakiegokolwiek innego obszaru, który wymaga skontrolowania.
Jeśli jest jakiś obszar funkcjonowania firmy, który wiąże się z koniecznością wykonania gruntownej, obiektywnej analizy i postawienia diagnozy, z pewnością do tego dojdę. Dzięki 25-letniemu doświadczeniu w zakresie kontroli i wdrażania zmian organizacyjnych jestem w stanie spojrzeć na konkretną sytuację całościowo i dobrać odpowiednie metody działania. Wykonanie audytu organizacyjnego zdecydowanie mi to ułatwia.
Kiedy warto przeprowadzić audyt organizacyjny?
Audyt w firmach, przedsiębiorstwach i organizacjach może być przeprowadzony właściwie na dowolnym etapie rozwoju danego podmiotu. Sytuacja każdej firmy jest inna, każda rozwija się we własnym tempie i zmaga się z różnymi problemami. Z doświadczenia jednak wiem, że takim uniwersalnym sygnałem alarmowym w większości przypadków jest zauważalne pogorszenie wyników operacyjnych, a w konsekwencji także biznesowych.
Kiedy przeprowadzić audyt organizacyjny? To świetne rozwiązanie, gdy obserwujesz spadek obrotów i straty finansowe. Gdy dostrzegasz nieprawidłowości w funkcjonowaniu swojej firmy, dotyczące m.in. planowania i realizacji najważniejszych procesów i procedur. Gdy pojawiają się problemy w komunikacji między wybranymi działami, pojedynczymi pracownikami, a także na linii personel-kadra zarządzająca. Audyt sprawdzi się również jako metoda analizy efektywności przedsiębiorstwa pod kątem działań bezpośredniej konkurencji.
To jednak nie wszystko, bo audyt organizacyjny warto wykonać także w obliczu planowanych zmian w wewnętrznej strukturze organizacyjnej. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy firma przechodzi różnego rodzaju transformacje – znacząco się rozbudowuje, zmienia profil działalności itd.
Na pytanie, kiedy jest potrzebny audyt organizacyjny, można więc odpowiedzieć następująco:
-
-
Przy planowaniu kluczowych zmian organizacyjnych.
-
Po wstępnym zdiagnozowaniu problemu przez liderów organizacji/kadrę zarządzającą.
-
Przy poszukiwaniach rozwiązań do utrzymania tempa rozwoju firmy lub wyjścia z problemowej sytuacji, objawiającej się ogólną stagnacją.
-
Jakie firmy mogą skorzystać z tej usługi?
Trudno jednoznacznie wskazać branże, w których audyt organizacyjny by się nie sprawdził. Wielkość firmy także nie ma tutaj większego znaczenia – choć oczywiście proces ten będzie trwał znacznie dłużej w przypadku dużych organizacji o skomplikowanej strukturze. Wykonywałem już skuteczne audyty zarówno u osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i w przedsiębiorstwach zatrudniających setki pracowników. Podmioty te działały w różnych sektorach rynku, choć najczęściej zgłaszały się do mnie firmy z branży produkcyjnej i logistycznej.
Jak przebiega audyt w firmie? Trzy główne etapy audytu organizacyjnego
Etap I – audyt obszaru produkcji
Audyt obejmuje drobiazgową analizę procesu produkcji w celu m.in. optymalizacji kosztów i czasu produkcji, a także poprawy jakości wyrobów. W zależności od zakresu działań i wielkości danego przedsiębiorstwa może to potrwać od 2 do 5 dni. Na tym etapie skupiam się również na: ● analizie bieżących problemów zgłaszanych przed kadrę managerską; ● optymalnej organizacji pionu produkcyjnego; ● analizie procesów okołoprodukcyjnych; ● analizie obszarów możliwych do udoskonalenia.
Etap II – dostarczenie raportu z audytu
Kolejnym krokiem jest przygotowanie kompleksowego raportu z audytu organizacyjnego. Zawiera on 3 główne punkty: opis obszarów kwalifikujących się wg mnie do zmian, moje propozycje dotyczące tych zmian, a także ustalenie działań o najwyższym priorytecie.
Etap III (po przeprowadzeniu audytu) – zaplanowanie i prowadzenie projektu
Końcowym etapem jest wdrażanie wcześniej ustalonych zmian. Zajmuję się tym (w zależności od początkowych ustaleń z klientem) jako Change Manager lub konsultant/moderator spotkań projektowych. Pojawiam się na wybranych spotkaniach zespołu, jestem dostępny online i pod telefonem. Wspólnie ustalamy harmonogram prac i planujemy realizację poszczególnych działań.
Co konkretnie zyskujesz dzięki usłudze audytu?
Podejrzewam, że w Twojej głowie kłębi się teraz sporo pytań, w tym to najważniejsze – jakie korzyści zapewnia audyt organizacyjny wykonywany przeze mnie? Przede wszystkim otrzymujesz jasne wytyczne stanowiące bazę do zaprojektowania i realizacji konkretnych działań. Dowiadujesz się, co warto poprawić, zmodyfikować lub zoptymalizować, by Twoja firma znów zaczęła funkcjonować jak dobrze naoliwiona maszyna. A mówiąc jeszcze precyzyjniej, możesz liczyć na:
FAQ – najczęstsze pytania o audyt organizacyjny
Co to jest audyt w firmie?
Audyt w firmie to uporządkowana analiza sposobu działania organizacji: jej struktury, odpowiedzialności, komunikacji, procesów i obszarów generujących problemy lub straty. Celem jest wskazanie rzeczywistych przyczyn problemów oraz przygotowanie konkretnych rekomendacji zmian.
Kiedy warto przeprowadzić audyt organizacyjny?
Audyt warto rozważyć przy spadku efektywności, problemach komunikacyjnych, niejasnym podziale odpowiedzialności, rosnących kosztach, stagnacji albo przed większą zmianą organizacyjną. Może też służyć jako punkt wyjścia do planowania dalszego rozwoju firmy.
Jak przebiega audyt w firmie?
Najpierw analizowany jest stan obecny i najważniejsze problemy. Następnie powstaje raport z obszarami wymagającymi zmian i rekomendacjami. Kolejny etap to ustalenie priorytetów oraz – jeśli taki jest zakres współpracy – wsparcie we wdrażaniu zmian.
Ile trwa audyt organizacyjny?
Czas zależy od wielkości firmy i zakresu analizy. Sam audyt wybranego obszaru może zająć kilka dni, natomiast pełne poznanie organizacji, zebranie danych i przygotowanie planu zmian może wymagać dłuższego okresu.
- obiektywną analizę specjalisty spoza organizacji, który jest w stanie spojrzeć na firmę z zupełnie innej perspektywy, dając szansę na zauważenie i zdiagnozowanie problemów niewidocznych dla osób przebywających w środku;
- wzrost efektywności i rentowności przedsiębiorstwa;
- zwiększenie świadomości potencjału i zagrożeń dla organizacji;
- optymalizację kosztów produkcyjnych, a także wydatków związanych z zatrudnianiem kolejnych pracowników i organizacją szkoleń;
- określenie metod budowy przewagi konkurencyjnej poprzez skupienie się na obszarach gwarantujących szybki rozwój i sukces.
- Postaw na sprawdzonego specjalistę, który jest w stanie skutecznie pomóc Ci w patowej sytuacji. Skorzystaj z mojego wsparcia w zakresie audytu organizacyjnego i przekonaj się, że w wielu przypadkach tylko obiektywne badanie i analiza funkcjonowania firmy przyniesie oczekiwane rezultaty. Zapraszam do kontaktu!