Audyt organizacyjny – co daje firmie i dlaczego warto go wykonać?
„Powszechna to wada ludzi nie pamiętać o burzy, gdy morze spokojne” – Niccolò Machiavelli, włoski pisarz, prawnik i filozof okresu renesansu
Jako interim manager skupiam się na kompleksowej pomocy przedsiębiorstwom w rozwiązywaniu problemów systemowych – zagadnień złożonych i często bardzo trudnych do zidentyfikowania. Moją pracę zawsze poprzedza jeden niezbędny proces, dzięki któremu jestem w stanie osiągnąć najwyższą skuteczność późniejszych działań. Audyt organizacyjny, bo o nim mowa, jest idealnym punktem wyjścia do każdej mojej usługi. Chcesz dowiedzieć się o nim nieco więcej?
Jesteś w idealnym miejscu! W poniższym tekście zawarłem najważniejsze informacje dotyczące audytu organizacyjnego dla firm, w tym odpowiedzi na poniższe pytania: problemów w organizacji" dedykowane jest dla:
Przedstawiam mój autorski Program dla liderów rozwijający praktyczne umiejętności w zakresie kompleksowego rozwiązywania problemów w organizacji i poprawy skuteczności podejmowanych decyzji.
Czym jest audyt organizacyjny?
Jak wygląda audyt organizacyjny i z jakich etapów się składa?
Czym jest audyt organizacyjny?
Dowiesz się również, jakie są efekty tej usługi w kontekście dalszego rozwoju przedsiębiorstwa i wzrostu potencjału organizacyjnego, wizerunkowego oraz sprzedażowego. Zapraszam do lektury!
Program Rozwoju Umiejętności „Kompleksowe rozwiązywanie problemów organizacyjnych” koncentruje się na identyfikowaniu i eliminowaniu rzeczywistych źródeł problemów, a nie ich symptomów!
Audyt organizacyjny – co to jest?
Na samym początku warto dowiedzieć się, czym jest audyt organizacyjny – inaczej audyt efektywności przedsiębiorstwa lub audyt organizacyjno-zarządczy. Nazywamy tak usługę konsultingową/doradczą, wykonywaną przed doświadczonego specjalistę z zakresu zarządzania i managementu. Audyt opiera się na badaniu najważniejszych obszarów firmy, kluczowych dla jej efektywnego funkcjonowania i rozwoju. Na co kładę największy nacisk?
Posłużę się tutaj analogią medyczną – audyt organizacyjny to inaczej kontrola “stanu zdrowia” firmy. Jako lekarz przeprowadzam niezbędne badania i dążę do postawienia trafnej diagnozy. Dzięki niej dowiaduję się, jakie obszary działania organizacji kwalifikują się do leczenia, a także ustalam zalecane metody terapii.
W moim przypadku audyt organizacyjny może być traktowany jako osobna usługa, choć jest to rzadszy scenariusz. Audyt zawsze przeprowadzam przed podjęciem innych działań z zakresu kompleksowego rozwiązywania problemów w organizacji czy wdrażania zmian organizacyjnych. Daję sobie ok. miesiąca, by zanurzyć się w strukturę firmy, lepiej poznać jej pracowników i aktualny stan funkcjonowania, a docelowo przedstawić zwięzły i konkretny plan działania dla właściciela.
Sam audyt może dotyczyć różnych obszarów firmy, np. procesu produkcyjnego, obowiązujących procedur wewnątrzfirmowych czy kultury organizacyjnej. Najczęściej dotyczy on:
- strategii i celów przedsiębiorstwa;
- struktury organizacyjnej;
- funkcjonowania poszczególnych systemów i metod zarządzania;
- funkcji i celów poszczególnych działów wewnątrz firmy;
- planowania i zarządzania pracą w jednostkach organizacyjnych (analiza kompetencji i zakresu obowiązków pracowników, przyporządkowanie zadań do odpowiednich stanowisk itd.);
- płynności i skuteczności poszczególnych kanałów komunikacji;
- efektywności pracy personelu;
- jakiegokolwiek innego obszaru, który wymaga skontrolowania.
Jeśli jest jakiś obszar funkcjonowania firmy, który wiąże się z koniecznością wykonania gruntownej, obiektywnej analizy i postawienia diagnozy, z pewnością do tego dojdę. Dzięki 25-letniemu doświadczeniu w zakresie kontroli i wdrażania zmian organizacyjnych jestem w stanie spojrzeć na konkretną sytuację całościowo i dobrać odpowiednie metody działania. Wykonanie audytu organizacyjnego zdecydowanie mi to ułatwia.
Kiedy warto przeprowadzić audyt organizacyjny?
Audyt w firmach, przedsiębiorstwach i organizacjach może być przeprowadzony właściwie na dowolnym etapie rozwoju danego podmiotu. Sytuacja każdej firmy jest inna, każda rozwija się we własnym tempie i zmaga się z różnymi problemami. Z doświadczenia jednak wiem, że takim uniwersalnym sygnałem alarmowym w większości przypadków jest zauważalne pogorszenie wyników operacyjnych, a w konsekwencji także biznesowych.
Kiedy przeprowadzić audyt organizacyjny? To świetne rozwiązanie, gdy obserwujesz spadek obrotów i straty finansowe. Gdy dostrzegasz nieprawidłowości w funkcjonowaniu swojej firmy, dotyczące m.in. planowania i realizacji najważniejszych procesów i procedur. Gdy pojawiają się problemy w komunikacji między wybranymi działami, pojedynczymi pracownikami, a także na linii personel-kadra zarządzająca. Audyt sprawdzi się również jako metoda analizy efektywności przedsiębiorstwa pod kątem działań bezpośredniej konkurencji.
To jednak nie wszystko, bo audyt organizacyjny warto wykonać także w obliczu planowanych zmian w wewnętrznej strukturze organizacyjnej. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy firma przechodzi różnego rodzaju transformacje – znacząco się rozbudowuje, zmienia profil działalności itd.
Na pytanie, kiedy jest potrzebny audyt organizacyjny, można więc odpowiedzieć następująco:
-
-
Przy planowaniu kluczowych zmian organizacyjnych.
-
Po wstępnym zdiagnozowaniu problemu przez liderów organizacji/kadrę zarządzającą.
-
Przy poszukiwaniach rozwiązań do utrzymania tempa rozwoju firmy lub wyjścia z problemowej sytuacji, objawiającej się ogólną stagnacją.
-
Jakie firmy mogą skorzystać z tej usługi?
Trudno jednoznacznie wskazać branże, w których audyt organizacyjny by się nie sprawdził. Wielkość firmy także nie ma tutaj większego znaczenia – choć oczywiście proces ten będzie trwał znacznie dłużej w przypadku dużych organizacji o skomplikowanej strukturze. Wykonywałem już skuteczne audyty zarówno u osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i w przedsiębiorstwach zatrudniających setki pracowników. Podmioty te działały w różnych sektorach rynku, choć najczęściej zgłaszały się do mnie firmy z branży produkcyjnej i logistycznej.
Trzy główne etapy audytu organizacyjnego w firmie
Etap I – audyt obszaru produkcji
Audyt obejmuje drobiazgową analizę procesu produkcji w celu m.in. optymalizacji kosztów i czasu produkcji, a także poprawy jakości wyrobów. W zależności od zakresu działań i wielkości danego przedsiębiorstwa może to potrwać od 2 do 5 dni. Na tym etapie skupiam się również na: ● analizie bieżących problemów zgłaszanych przed kadrę managerską; ● optymalnej organizacji pionu produkcyjnego; ● analizie procesów okołoprodukcyjnych; ● analizie obszarów możliwych do udoskonalenia.
Etap II – dostarczenie raportu z audytu
Kolejnym krokiem jest przygotowanie kompleksowego raportu z audytu organizacyjnego. Zawiera on 3 główne punkty: opis obszarów kwalifikujących się wg mnie do zmian, moje propozycje dotyczące tych zmian, a także ustalenie działań o najwyższym priorytecie.
Etap III (po przeprowadzeniu audytu) – zaplanowanie i prowadzenie projektu
Końcowym etapem jest wdrażanie wcześniej ustalonych zmian. Zajmuję się tym (w zależności od początkowych ustaleń z klientem) jako Change Manager lub konsultant/moderator spotkań projektowych. Pojawiam się na wybranych spotkaniach zespołu, jestem dostępny online i pod telefonem. Wspólnie ustalamy harmonogram prac i planujemy realizację poszczególnych działań.
Co konkretnie zyskujesz dzięki usłudze audytu?
Podejrzewam, że w Twojej głowie kłębi się teraz sporo pytań, w tym to najważniejsze – jakie korzyści zapewnia audyt organizacyjny wykonywany przeze mnie? Przede wszystkim otrzymujesz jasne wytyczne stanowiące bazę do zaprojektowania i realizacji konkretnych działań. Dowiadujesz się, co warto poprawić, zmodyfikować lub zoptymalizować, by Twoja firma znów zaczęła funkcjonować jak dobrze naoliwiona maszyna. A mówiąc jeszcze precyzyjniej, możesz liczyć na:
- obiektywną analizę specjalisty spoza organizacji, który jest w stanie spojrzeć na firmę z zupełnie innej perspektywy, dając szansę na zauważenie i zdiagnozowanie problemów niewidocznych dla osób przebywających w środku;
- wzrost efektywności i rentowności przedsiębiorstwa;
- zwiększenie świadomości potencjału i zagrożeń dla organizacji;
- optymalizację kosztów produkcyjnych, a także wydatków związanych z zatrudnianiem kolejnych pracowników i organizacją szkoleń;
- określenie metod budowy przewagi konkurencyjnej poprzez skupienie się na obszarach gwarantujących szybki rozwój i sukces.
- Postaw na sprawdzonego specjalistę, który jest w stanie skutecznie pomóc Ci w patowej sytuacji. Skorzystaj z mojego wsparcia w zakresie audytu organizacyjnego i przekonaj się, że w wielu przypadkach tylko obiektywne badanie i analiza funkcjonowania firmy przyniesie oczekiwane rezultaty. Zapraszam do kontaktu!