Wprowadzenie do kompleksowego rozwiązywania problemów w organizacji
“Z kamieni rzucanych ci po drodze pod nogi zbuduj schody, które poprowadzą cię jeszcze wyżej.”- Miquel de Molinos
Problemy i spięcia w firmach to rzecz normalna. Są one naturalnym elementem funkcjonowania i rozwoju organizacji – fragmentem firmowego kodu DNA, którego nie można usunąć. Pytanie więc nie brzmi czy w mojej firmie pojawią się problemy, lecz jak na nie zareaguję jako osoba decyzyjna. Musisz wiedzieć, że nie każdy szef, kadra menadżerska czy kierownicza poradzą sobie równie dobrze w obliczu kłopotów i zawirowań różnego kalibru.
Ci bardziej doświadczeni zakasają rękawy i postarają się zwalczyć problem systemowo, podczas gdy osoby mniej zahartowane w biznesowym boju (ale niekoniecznie mniej kompetentne!) mogą poczuć się przytłoczone zaistniałymi trudnościami. W dzisiejszym tekście sprawdzimy, jakie są metody rozwiązywania problemów w organizacji. Potraktuj to jako wstęp do serii artykułów opisujących te i inne zagadnienia w sposób maksymalnie szczegółowy, kompleksowy, ale i przystępny. Zapraszam do lektury!
Każdy firma ma swoje problemy – ale nie każda potrafi sobie z nimi radzić.
Gdzieś kiedyś obiło mi się o uszy bardzo ciekawe stwierdzenie opisujące realia, w których funkcjonują na co dzień różnego rodzaju przedsiębiorstwa. Otóż jedną z nielicznych rzeczy, których mają one pod dostatkiem, są… problemy. Spięcia, kłopoty, trudności, zawirowania, konflikty – choć nazwy są zróżnicowane, opisują de facto zbliżone zjawiska. Zjawiska podobnie uciążliwe, denerwujące, hamujące lub nawet uniemożliwiające dalszy rozwój danej organizacji.
Jak wspomniałem na wstępie, prawdziwą sztuką jest identyfikacja problemów i reagowanie na nie poprzez wdrażanie odpowiednich zmian – a nie ich negowanie. Szczególnie istotna w tym kontekście jest umiejętność podejmowania przemyślanych decyzji i działań w sytuacjach kryzysowych, a więc w warunkach niekomfortowych i stresujących. Kluczowe jest panowanie nad procesem rozwiązywania problemów w organizacji, a nawet jego wyprzedzanie. Czy jest to łatwe? Absolutnie nie? Czy konieczne? Jak najbardziej.
Z jakimi problemami muszą radzić sobie dyrektorzy i właściciele firm?
Praktycznie wszystkie problemy w organizacji możemy sprowadzić do braku szeroko rozumianej komunikacji lub jej niskiej jakości. Dotyczy to zarówno komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami, jak i wewnątrz każdej komórki organizacyjnej. Jakie są tego przyczyny i jak temu zapobiegać? Tym zagadnieniom poświęcę osobny wpis już wkrótce.
Pamiętajmy jednak, że zawsze jest to problem systemowy, który wymaga rozłożenia na czynniki pierwsze: analizy stanu obecnego, ustalenia punktu docelowego oraz precyzyjnego określenia strat związanych z tym problemem.
Stąd też mylnie definiuje się problem jako wynikający z błędów pracowników. Może będę w tym momencie kontrowersyjny, ale uważam, że nie ma złych pracowników, są tylko ci źle zarządzani. Rozwiązywanie problemów w organizacji, w której dochodzi do nich nagminnie, zawsze należy rozpocząć od znalezienia ich prawdziwych przyczyn, choć i tak będą nas później czekać usprawnienia procesu komunikacji i wymiany informacji między poszczególnymi działami, a także na linii przełożony-podwładny.
Partnerskie relacje oparte na wzajemnym szacunku owocują mniejszą presją, poprawą poziomu komfortu pracy, a finalnie większą produktywnością i zaangażowaniem pracowników. Oczywiście pamiętajmy, że te partnerskie relacje muszą zawsze działać w dwie strony, wtedy jedynie mają one sens.
Kompleksowe rozwiązywanie problemów w organizacji – jakie są główne elementy tego procesu?
Proces kompleksowego rozwiązywania problemów w firmie bazuje na kilkunastu strategicznych etapach, wdrażanych w odpowiedniej kolejności i z uwzględnieniem wpływu każdego działania na 5 głównych poziomów przedsiębiorstwa. Do najważniejszych etapów należy:
- Definicja problemu i określenie jego źródła – odróżnienie problemu od symptomu (symptom rozumiany jako wstępna wersja bardziej złożonego problemu). Zdefiniowanie problemu, jego źródła oraz obszaru firmy (zakresu), którego on dotyczy.
- Opisanie problemu – precyzyjne opisanie problemu. Pomijanie ogólników na rzecz maksymalnie szczegółowych, konkretnych informacji. Unikanie wyolbrzymień i dramatycznych słów do opisania trudności.
- Drobiazgowa analiza problemu – rozłożenie problemu na czynniki pierwsze. Zrozumienie istoty problemu i jego składowych.
- Określenie możliwych opcji rozwiązania problemu – powołanie zespołu projektowego i analiza potencjalnych dróg prowadzących do rozwiązania problemu systemowego. Określenie możliwego wpływu tych ścieżek na poszczególne poziomy firmy, a także jej otoczenie.
- Wybór rozwiązania i narzędzi potrzebnych do jego zastosowania – wyznaczenie jasnych celów i harmonogramu koniecznych prac. Wdrażanie rozwiązania prowadzącego do rozwiązania problemu zgodnie z ustalonym harmonogramem.
- Kontrolowanie skuteczności zastosowanych rozwiązań – regularne obserwacje podjętych działań i wprowadzanie ewentualnych modyfikacji. Analiza skuteczności zakończonego procesu zmiany i jego efektów.
Jakie są metody rozwiązywania problemów w organizacji?
Skoro najczęściej powtarzającymi się problemami w firmach jest brak komunikacji, mogłoby się wydawać, że rozwiązania dostępne są na wyciągnięcie ręki. Wystarczy przecież wprowadzić kolejne spotkania, zebrania, raporty itp. Otóż rzeczywistość często weryfikuje słuszność tych założeń, a problemy okazują się bardziej złożone – wymagają więc zastosowania zupełnie innych strategii.
Holistyczne podejście do kwestii rozwiązywania problemów w organizacji daje większą gwarancję na dojście do ich prawdziwego źródła. Każdy element tego procesu, taki jak wstępna identyfikacja problemu, określenie jego źródła, analiza potencjalnych ścieżek prowadzących do jego rozwiązania czy późniejsze obserwacje skuteczności działań jest niezwykle ważny w kontekście powodzenia całego projektu naprawczego. To musi być kompletny i spójny system, realizowany w optymalnym czasie i z wykorzystaniem odpowiednich środków.
Dlaczego warto postawić na kompleksowe rozwiązywanie problemów w organizacji?
Ustrukturyzowany i skuteczny proces rozwiązywania problemów systemowych pozwala:
- zapobiegać sytuacjom kryzysowym – mniej sytuacji z gatunku prowizorycznego i chaotycznego “gaszenia pożarów”, możliwość skupienia się na źródłowych przyczynach problemów i ich skutecznej eliminacji;
- usprawnić komunikację – polepszenie komunikacji zarówno z otoczeniem, jak i wewnątrz firmy;
- polepszyć decyzyjność – większa samodzielność kadry menadżerskiej/kierowniczej, większa skuteczność podejmowanych przez nich decyzji.