5 najczęściej spotykanych wymówek przy wdrażaniu zmiany organizacyjnej.
Większość zmian organizacyjnych prędzej czy później napotyka na opór pracowników, których ta zmiana dotyczy. Wtedy słyszymy całą gamę wymówek i argumentów, których celem jest zachowanie aktualnego stanu. Koncentruję się tutaj wyłącznie na wymówkach, a nie realnych przeszkodach, które są naturalną częścią każdego projektu i na które powinniśmy reagować na bieżąco po ich wystąpieniu. Nie dotyczy to również uzasadnionych uwag zgłaszanych przez specjalistów, którzy zostali pominięci na etapie wyznaczania celów, czy przygotowania planów realizacji. Te uwagi po prostu trzeba wysłuchać i jeżeli istnieje taka konieczność uwzględnić w procesie zmian.
Każde wyjście ze strefy komfortu automatycznie uruchamia w naszym mózgu mechanizm obronny – czyli reakcje strachu przed nowym i nieznanym. Dlatego też, wymówki są obowiązkowym punktem każdej zmiany. Usłyszysz od swoich współpracowników, którym wyznaczyłeś zadania do realizacji w ramach opracowanych harmonogramów, ale również z czasem mogę się one również pojawić w Twojej głowie. Jako lider musisz jednak mieć świadomość, że to Ty prowadzisz ludzi i od Ciebie oczekują, że zapewnisz im wsparcie i poczucie bezpieczeństwa.
Pamiętaj kiedy zaczniesz ich używać lub usłyszysz je od innych to prawdopodobnie cele, które wyznaczyłeś sobie lub innym:
- zostały nieprawidłowo zapisane lub przekazane,
- są niezrozumiałe,
- ich poziom trudności jest niedopasowany do danej osoby – są zbyt mało wymagające, lub zbyt ambitne, a tym samym nie będą osiągane,
- nie są ważne dla Ciebie lub Twoich współpracowników,
- nie zapewniłeś odpowiednich narzędzi lub zasobów do ich realizacji.
Co to oznacza dla Ciebie? Niestety, w większości przypadków powrót do poprzednich etapów, ponowna analiza całego procesu i wprowadzenie odpowiednich korekt w formułowaniu celów.
Najczęściej spotykane wymówki i jak sobie z nimi radzić:
- Nie mam na to czasu.
Oczywiście z natury każdy z nas broni się przed nowymi obowiązkami i zadaniami, więc to jest najczęściej spotykana odpowiedź, przy wdrażaniu jakichkolwiek zmian organizacyjnych. W takim przypadku należy przeprowadzić szczegółową analizę dotychczasowych zadań, wykorzystując proste narzędzia do zarządzania sobą w czasie.
Pozwoli to na likwidację niepotrzebnych zadań, które obecnie wykonuje pracownik, delegowanie zadań na innych pracowników, a w to miejsce można wstawić nowe zadania.
- To się nie uda.
Ciekawe….. bardzo często bywa tak, że jeszcze nic nie zrobiliśmy, a już wiemy, że się nie uda. Zakładając, że nie mamy do czynienia z osobą w stylu marudy ze smerfów, to powinniśmy za pomocą serii pytań „dlaczego” poznać prawdziwą przyczyną obaw tej osoby. To pozwala na przedstawienie drugiej stronie argumentów pozwalających na przekonanie jej do wprowadzenia danej zmiany.
- Po co to zmieniać – zawsze tak się robiło i było dobrze.
Osiąganie celu najczęściej jest bezpośrednio powiązane z wprowadzaniem określonych zmian. Zawsze musimy pamiętać, że sytuację firmy postrzegamy inaczej w zależności od miejsca które dany pracownik zajmuje w strukturze organizacyjnej firmy. Wynika to przede wszystkim z dostępu do informacji. Po prostu, czym wyżej w strukturze organizacyjnej znajduje się dana osoba, tym ma większy dostęp do informacji z zakresu funkcjonowania i wyników całej firmy. Z punktu widzenia poszczególnych stanowisk pracy, czasami sytuacja w firmie jest niezmienna, więc wprowadzanie innych metod działania wydaje się niepotrzebne. W takim przypadku należy dokładnie wyjaśnić jak mają wyglądać zmiany na danym stanowisku i co przyniosą firmie. Tak naprawdę trzeba pokazać szczegółowo proces przyczynowo – skutkowy, czyli jak wynik pracy na danym stanowisku wpływa na wyniki firmy.
- To nie ma sensu.
Ta wymówka podobnie jak poprzednia powiązana jest z brakiem zrozumienia danej zmiany przez poszczególnych pracowników. Może też wynikać z nieprawidłowo sformułowanego celu, który przez to jest niezrozumiały dla pozostałych członków organizacji. Podobnie jak w poprzednich przypadkach poprzez cały ciąg pytań „dlaczego” należy dotrzeć do prawdziwych przyczyn niezrozumienia celu przez pracownika. Poznając prawdziwą przyczynę oporu pracownika, albo wyjaśniamy przyczyny i korzyści zmian, albo przeformowujemy cel.
- Tego się nie da zrobić.
W tym przypadku od razu należy zadać kilka pytań „dlaczego”, co spowoduje, że dotrzemy do prawdziwej przyczyny. Oczywiście nie wykluczam, że faktycznie Ty lub inna osoba uzasadnią logicznie i wymiernie, że wprowadzenie danego rozwiązania jest niemożliwe, ale w większości przypadków stoi za tym inna przyczyna. Przede wszystkim, podobnie jak we wszystkich powyżej strach przed nieznanym.
Słysząc takie wymówki, zawsze dąż do ich doprecyzowania, zamieniaj je na fakty, dochodząc do realnego problemu, który możesz rozwiązać. Sformułowanie „nie, bo nie” nie pozwala na dotarcie do sedna problemu, co powoduje, że nie możesz nic z tym zrobić, aby to zmienić, więc cel pozostanie nieosiągnięty.